Nieuwsbrieven maken
Aangepast op 16-6 -2024.
Nieuwsbrieven maken
Er zijn talloze programma's, websites en Add-ons waarmee je nieuwsbrieven kunt maken, versturen en beheren.
Als het om honderden abonnees of meer gaat, is Mailchimp↗ een veelgebruikte oplossing.
Als het gaat om maximaal ongeveer honderd nieuwsbrieven per keer, zijn er ook gratis oplossingen die makkelijker te gebruiken zijn.
Ik heb er een paar geprobeerd. Ik vind Yet Another Mailmerge (YAMM) heel geschikt voor mailcampagnes waarbij je mailings naar wisselende klanten stuurt.
Mensen die digitaal wat minder vaardig zijn kunnen beter aan de gratis Add-on Mailmeteor gebruiken, denk ik.
Hiermee kun je per dag 50 nieuwsbrieven versturen, en als je een review achterlaat 100.
In de betaalde versie kun je 2000 abonnees of meer bedienen.
Op deze pagina's beschrijf hoe je je een nieuwsbrievensysteem kunt opzetten met behulp van Google Formulieren, Google Sheets en een Add-on.
De add-ons Mailmeteor en YAMM bespreek ik op aparte pagina's.
Tip voor organisaties
Als je vanuit de Workpace-omgeving van een organisatie nieuwsbrieven wil versturen, is het handig om hiervoor een specifiek account (gebruiker) te maken, bijvoorbeeld nieuws@de-organisatie.nl.
Als jij dat account gaat gebruiken, maak hiervoor dan profiel aan in Chrome.
Zie de pagina Chrome accounts en profielen.
Het systeem opzetten en inrichten
In het kort:
Besluit of het mailtje zelf de nieuwsbrief wordt of dat de eigenlijke nieuwsbrief een PDF-bestand moet worden.
Als je een PDF-bestand gaat maken:
Maak in de Drive een map met beperkte toegang voor de concepten (in Google doc-formaat).
Maak een map die iedereen met de link kan bekijken voor de definitieve versies (PDF-formaat).
Maak een Google formulier waarin mensen zich kunnen aanmelden.
Maak de bijbehorende Google sheet aan voor de verzending.
Installeer daarin de add-on van jouw keuze.
Maak, verstuur en beheer de abonnees en nieuwsbrieven met behulp van de add-on.
De Drive inrichten
Als je de nieuwsbrieven als PDF-bijlage via een mailing verstuurt, is het slim om aparte mappen te maken voor de concepten en voor de verstuurde bestanden.
Als je mail zelf de nieuwsbrief is, hoeft dat natuurlijk niet. Dan maak je concept-mails die resulteren in een serie verstuurde mails.
Als je in de Workspace-omgeving van een organisatie werkt, kun je een Gedeelde Drive (laten) maken voor de nieuwsbrieven.
Je kunt ook in jouw eigen (privé-)account een map aanmaken.
In dit voorbeeld heb ik de Gedeeld Drive Nieuws gemaakt.
Maak in Nieuws de map Concept-nieuwsbrieven.
Deel deze map niet met buitenstaanders.Maak in Nieuws de map Gepubliceerde-nieuwsbrieven.
Deel deze map zodanig dat iedereen met de link toegang heeft.
Deel de map Gepubliceerde nieuwsbrieven zodanig dat iedereen met de link toegang heeft als kijker:
Het aanmeldingsformulier maken
Ga naar de map Nieuws en maak daar een Google formulier.
Klik bovenin op [Instellingen].
Ga naar de antwoord-instellingen en zet de knoppen als volgt:
E-mailadressen verzamelen: [Invoer respondent].
Het formulier krijgt dan een veld waarin de bezoeker zijn e-mailadres moet invullen.Respondenten een kopie van hun reactie sturen: [Altijd].
Ze krijgen dan een mailtje van Google met een kopie van het ingevulde formulier.Bewerken van reacties toestaan: uit.
Beperken tot één antwoord: uit.
Blader verder naar beneden tot de Standaardinstellingen.
E-mailadressen standaard verzamelen: [Invoer respondent].
Vraagstandaarden:
Vragen standaard als verplicht instellen: aan.
Ga terug naar de vragen.
Geef het formulier een titel en zorg dat het bestand een naam krijgt (linksboven).
Zet direct onder te titel in het veld formulieromschrijving deze zin:
Je hoeft NIET in te loggen om het formulier in te vullen!
Zo voorkom je verwarring. Anders kunnen mensen denken dat ze in Google in moeten loggen om het formulier in te vullen.Je ziet dat Google het veld voor het e-mailadres al heeft gemaakt.
Maak de velden Voornaam en Achternaam.
Maak een meerkeuzeveld waarin je maar één mogelijkheid hebt: aanmelden.
Zo moet de bezoeker bewust aangeven dat hij de nieuwsbrieven wil ontvangen.Controleer of alle velden verplicht zijn (ze hebben dan een rood sterretje).
2 - Klik op [Instellingen]:
4 - De standaardinstellingen:
Het formulier:
5 - het verplichte meerkeuzeveld:
De Google sheet maken
Nu moet er een antwoordsheet komen.
Klik bovenin het formulier op Antwoorden.
Klik op het groene symbooltje van een Google Sheet.
Je ziet dat Google een nieuwe spreadsheet wil maken met de naam van het formulier en (Antwoorden) erachter.
Dat is goed.Klik op Maken.
Google maakt nu een sheet aan waarin de antwoorden komen te staan en opent de sheet in een nieuw tabblad.
4 - Klik op Maken:
